Hoe kies je een Trouwlocatie

Het kiezen van een trouwlocatie is een grote uitdaging. Het is duur. Het is belangrijk voor het hoogtepunt van de dag. Het is ook een ongelooflijk overweldigend proces. Hoe kun je ooit een locatie vinden die A) je kunt veroorloven, B) je echt leuk vindt, C) handig is voor je gasten en D) nog niet is geboekt? Spoiler: het is mogelijk.

01. Hoe kies je een trouwlocatie (ja, echt waar)

Het meest frustrerende deel van het vinden van een trouwlocatie is het eerste onderzoek. Net als het invullen van de belastingaangifte, zijn locaties en hun websites allemaal compleet anders. Ze bieden een verscheidenheid aan informatie op verschillende plaatsen, en soms bieden ze helemaal geen informatie, wat nog leuker is. Probeer hierdoor niet te gefrustreerd te raken. Als je geen antwoorden kunt vinden op de site van een locatie, gebruik dan een spreadsheet om bij te houden welke informatie je nog nodig hebt. Vaak zijn huwelijkslocaties gierig met online info, maar als ze worden benaderd, hebben ze een pakket klaar liggen dat veel van de eerste info bevat waarnaar je op zoek bent.

02. Trouwen en feesten op één of meerdere locaties?

Hoewel het zeker handig is om de huwelijksceremonie en receptie op dezelfde locatie te houden, geven sommige stellen er de voorkeur aan om de twee evenementen in aparte locaties te organiseren. Bruidsparen kunnen er ook voor kiezen om hun ceremonie te houden in een park, in een huis van de gemeente of elders, gevolgd door een viering op een feestlocatie. Het is belangrijk om dit vooraf te beslissen omdat het grote impact heeft op het budget, het vervoer en het verloop van de dag.

Trouwen op het strand

03. Respecteer jouw budget

Het gaat om meer dan alleen de kosten van de trouwlocatie. Decor en bloemdecoraties zullen ook de kosten verhogen. Weet hoeveel uw totale budget is en verdeel het totale budget per onderdeel en geef prioriteit aan extra budget voor leveranciers die een hogere prioriteit op jouw wensenlijst hebben.
Uit ervaring blijkt dat de locatie en de catering samen ongeveer de helft van jullie huwelijksbudget uitmaken. Hoeveel je aan je locatie uitgeeft, hangt echt af van waar je van plan bent te trouwen – het huren van een huwelijkslocatie in een grote stad kost waarschijnlijk meer dan één in een meer landelijk gebied.

Trouwlocatie kasteel

04. Welke uitstraling en sfeer is in jouw dromen

Zonder een voorstelling van de trouwstijl en esthetiek waar je van droomt, zul je geen locatie kunnen vinden die aansluit bij je plannen. Als je hoopt op een ultra-glamoureuze trouwdag met veel bling en gespiegelde details, dan is een rustieke boerderij misschien niet de juiste keuze. Omgekeerd is een klassieke balzaal van een hotel of een feestzaal in een wijkcentrum niet geschikt als jij en je aanstaande van het buitenleven houden en willen dat jullie daggasten onder de sterrenhemel dineren.

Met de toestroom van Pinterest-bruiloften kiezen veel stellen een locatie voor de trouwceremonie op basis van de stijl van een bruiloft waar ze online verliefd op werden. Maar het is belangrijk om jezelf af te vragen wat authentiek aanvoelt voor jullie twee als koppel, en om een ruimte en een ontwerp te kiezen die een weergave is van wie jullie zijn.

05. Hoeveel gasten wil je ontvangen op de trouwlocatie

Elke trouwlocatie heeft een capaciteit – een vast aantal gasten dat het comfortabel kan hosten. Dit aantal is meestal niet flexibel, dus voordat je een locatie selecteert, moet je een redelijk goede schatting hebben van het aantal gasten. Er is een behoorlijk groot verschil tussen een locatie die plaats biedt aan 75 gasten en een die plaats biedt aan 500. Zuig niet zomaar een gastentelling uit je duim; “Ik wil een bruiloft voor 100 personen!”. Ga zitten met je lief en respectievelijke families om een lijst op te stellen, zodat er later geen grote verrassingen komen (je kunt altijd een paar gasten toevoegen of aftrekken als je dat nodig hebt). Het laatste wat je wilt is verliefd worden op een trouwlocatie met een capaciteit van 50 personen om je te realiseren dat je een gastenlijst van 150 personen hebt.
Als je weet hoeveel gasten je verwacht uit te nodigen voordat je naar locaties gaat kijken, kan dat je onderweg veel hoofdpijn en hartzeer besparen. Dit zal je ook helpen jouw budget te verfijnen, aangezien sommige kosten erg afhankelijk zijn van het aantal mensen dat je uitnodigt

06. Locaties hanteren verschillende kosten! Wat is inbegrepen?

Sommige trouwlocaties zijn all-inclusive – ze zijn zowel een ceremonie- als feestlocatie, plus ze bieden een backdrop, stoeltjes, catering, decoratie en andere materialen. Sommige plekken zijn echter kaler en bieden slechts een schone zaal waarvoor je veel materialen moet huren en eigen decoratie en details moet inbrengen. Veel buitenlocaties en trouwlocaties op het strand vallen soms onder deze categorie.
Helaas komen locaties niet altijd met die informatie of communiceren ze niet transparant over de grootte van de budgetten waarmee ze gewoonlijk werken, dus het is jouw verantwoordelijkheid om de gerichte vragen te stellen en je eigen onderzoek te doen.

Trouwen in het bos

07. Beantwoord deze 7 vragen om een trouwlocatie te kiezen

Kan ik mijn huwelijksfeest op deze locatie betalen? We noemen het budget opnieuw. Omdat het belangrijk is. Kwel jezelf niet en skip een locatie van € 12.000 op je lijst als je je eigenlijk maximaal € 4.000 wilt veroorloven. Het gaat je gewoon teleur stellen en je tijd verspillen.
Check als eerste of deze locatie beschikbaar is op de datum (of maand, of tijd van het jaar) die jij wilt? Sommige locaties hebben online kalenders, andere kun je e-mailen voor ruwe beschikbaarheid. En controleer altijd hun beschikbaarheid op jouw specifieke trouwdatum tijdens het sitebezoek.
Voldoet de capaciteit van deze locatie op mijn geschatte gastenlijst? Serieus?! Soms rekken locaties uit wat mogelijk is om zichzelf aantrekkelijker te maken voor alle paren. Een manier om hier discreet achter te komen, is door tijdens het bezoek aan de locatie te vragen: “Welk aantal gasten is het meest succesvol in deze ruimte?” Alleen omdat je 150 mensen in een kamer kunt passen, wil nog niet zeggen dat je dat zou moeten doen.

4. Is een all-inclusive locatie de beste oplossing?

Als je de all-inclusive route kiest vier je de ceremonie, receptie, diner en het feest op een plaats. Wat betekent dat dan echt voor jullie, het trouwgezelschap, de avondgasten en het budget? Biedt het de gelegenheid om een echt persoonlijke bruiloft te hebben, in het gewenste thema, ben je het enige bruidspaar op die dag of bestaat het risico van een wachtrij voor de “trouwfabriek”?
Daarentegen zijn er ook een aantal zeer goede redenen om voor all-inclusive te gaan. All-inclusive bruiloftlocaties variëren van feestzaalcomplexen tot resorts en strandpaviljoens. En in plaats van zélf onderzoek naar alle details te doen maak je gebruik van de kennis en leveranciers van de locatie. Je kiest over het algemeen een pakket dat je leuk vindt, je praat met de vooraf geselecteerde leveranciers over je favoriete uitvoering en smaak van de bruidstaart, het menu, de decoratie, de bloemen etcetera. Alles wat jij hoeft te doen is op je allermooist te verschijnen en te genieten van alle facetten van jouw zorgeloze trouwdag.

YES, I DO

Is de indeling van en het aantal beschikbare ruimtes van deze locatie perfect voor jouw wensen? Als je bijvoorbeeld de ceremonie, cocktails en het feest allemaal op één locatie doet, heeft het dan drie aparte ruimtes voor al die evenementen? Zo niet, raden ze dan een “flip” aan? De typische “flip” is het veranderen van de ceremonieruimte in de ontvangstruimte tijdens het cocktailuurtje, wanneer gasten zich in een andere ruimte bevinden.
Flips zijn een geweldige manier om een locatie voor je te laten werken. Zorg er echter voor dat ze vaak op de locatie worden gedaan en vraag hoe ze worden gedaan: Waar worden de receptietafels en het decor opgeslagen om items voor gasten te verbergen?
Hoe is de ligging? Biedt de centraal gelegen locatie de mogelijkheid voor gasten om er te voet of met het openbaar vervoer te komen? Als iedereen rijdt, is er dan voldoende parkeergelegenheid (betaald of onbetaald)? Nogmaals, vervoer kan een vrij groot regelitem zijn in uw budget als u mensen heen en weer vervoert.
Past deze locatie bij je droomsfeer? Als je op zoek bent naar een informele ceremonie, is een historische, met marmer beladen hal niet de beste keuze. Kijk eens goed naar de marketingfoto’s die de locatie je online laat zien – gebruiken ze veel uplighting en drapering om de ruimte te versieren? En is dat wel de sfeer die je wilt realiseren?! Moet je veel extra investeren om de locatie naar jouw hand te zetten?